Estandariza tu Conocimiento

La funcionalidad de Plantillas de Documentos está diseñada para Mentores y administradores que buscan estandarizar la información y agilizar la creación de contenido recurrente. Olvídate de empezar desde cero cada vez; con las plantillas, aseguras consistencia y calidad en todos tus documentos.

¿Qué puedes lograr con las plantillas?

• Crear Estructuras Reutilizables: Diseña la estructura base de documentos comunes como “Reportes Mensuales”, “Actas de Reunión” o “Planes de Proyecto”.
• Acelerar la Creación: Permite a los miembros de tu equipo generar nuevos documentos con un formato predefinido en segundos.
• Mantener la Consistencia: Asegura que todos los documentos importantes sigan el mismo formato y contengan la información requerida.
• Versionar y Mejorar: Actualiza tus plantillas sin afectar los documentos ya creados a partir de versiones anteriores.

El Centro de Plantillas

Para empezar a trabajar, primero debes dirigirte al Centro de Plantillas.

1. Navega a la sección de Plantillas en el menú principal de tu contexto (Organización, Equipo o Personal).
2. Dentro de esta sección, haz clic en la pestaña Documentos.

Aquí verás una lista de todas las plantillas existentes a las que tienes acceso. Podrás filtrarlas por etiquetas para encontrar rápidamente lo que buscas.

Creando una Nueva Plantilla

1. Desde el Centro de Plantillas, haz clic en “Crear Nueva Plantilla”. Serás dirigido al editor de plantillas.

2. Asigna un Nombre: Dale un nombre descriptivo a tu plantilla (ej: “Reporte de Avance Semanal”).

3. Añade Etiquetas: Organiza tu plantilla asignándole etiquetas como “Reportes” o “Reuniones”. Esto facilitará su búsqueda más adelante.

4. Construye la Estructura con Bloques: El corazón del editor es la capacidad de añadir y reordenar bloques de contenido. Estos son elementos reutilizables que forman el esqueleto de tu documento. Puedes añadir:

   • Títulos predefinidos.
   • Secciones de texto con contenido de ejemplo o instrucciones.
   • Listas de verificación (Checklists).
   • Tablas y más.

   Arrastra y suelta estos bloques para definir la estructura exacta que deseas.

5. Guarda la Plantilla: Una vez que estés satisfecho con la estructura, guarda la plantilla.

Utilizando una Plantilla para Crear un Documento

Ahora que tu plantilla existe, los miembros del equipo pueden usarla fácilmente.

1. Navega al proyecto donde deseas crear el nuevo documento.
2. Ve a la sección de Documentos del proyecto y haz clic en “Nuevo Documento”.
3. Se te presentarán dos opciones: “Crear documento en blanco” o “Crear desde plantilla”.
4. Al elegir “Crear desde plantilla”, verás una lista de todas las plantillas disponibles. Selecciona la que necesitas.
5. ¡Listo! El editor de documentos se abrirá con toda la estructura y el contenido predefinido de la plantilla, listo para que el usuario comience a rellenarlo.

Versionamiento de Plantillas

Las necesidades de tu organización cambian, y tus plantillas también deberían hacerlo. Sin embargo, es crucial no alterar los documentos que ya se crearon con una versión anterior.

En Sequens, el versionamiento es simple y seguro:

1. Abre una plantilla existente desde el Centro de Plantillas.
2. Realiza las modificaciones que necesites.
3. En lugar de “Guardar”, busca el botón “Guardar como Nueva Versión”.

Al hacer clic, Sequens creará una copia duplicada de la plantilla con tus cambios, marcándola como una nueva versión (ej: “Reporte de Avance Semanal v2”). La versión original se mantendrá intacta y sin cambios.

De esta manera, los nuevos documentos podrán usar la versión más reciente, mientras que los documentos históricos conservan la estructura con la que fueron creados.